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NOS CONSEILS PROFESSIONNELS

LES 10 CONSEILS POUR RÉUSSIR VOTRE MANIFESTATION

Que vous sollicitiez Hôtels & Préférence ou que vous mettiez tout en œuvre seul, sachez qu’organiser un séminaire est une tâche particulièrement ardue. C’est pourquoi, aucun détail ne doit être négligé.

Les séminaires sont essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise et du service commercial. Ils permettent de faire un bilan de l’année, de faire réfléchir vos équipes et de créer un climat de travail convivial. Ils contribuent par ailleurs à la bonne image de l’entreprise auprès de vos collaborateurs. 

Vous qui devez mettre en place un séminaire, voici dix conseils pour réussir :

1 - Ne pas s’y prendre à la dernière minute

Il est important de prévoir l’événement au minimum deux mois à l’avance. « L’anticipation est la base de la réussite de votre séminaire, car plus on s’y prend tôt, plus on a le choix ». Ce temps vous permettra d’envisager chaque solution, de rechercher les prestataires…

2 - Déterminer le public visé et l’objectif de la réunion

Nous vous recommandons en effet de bien définir l'objectif du séminaire. Notez aussi que certains lieux peuvent correspondre mieux que d’autres à la classe d’âge des participants ou au secteur d’activité de l’entreprise.

3 - Choisir l’établissement en fonction du type de manifestation que l’on souhaite organiser

Vous devez vous pencher sur la qualité de l’établissement et de son environnement. Sachez aussi qu’il est préférable que le lieu soit à proximité d’une gare ou d’un aéroport. « 70% des séminaires sont organisés dans la région Ile de France. La région Paca et la région Rhône- Alpes attirent elles aussi les responsables commerciaux ».

4 - Définir un budget et le standing

Posez-vous les bonnes questions : voulez-vous organiser un séminaire haut de gamme se déroulant dans un 4 étoiles ou une réunion classique dans un établissement abordable ?

5 - Déterminer le nombre de participants

Il s’agit des collaborateurs de l’entreprises ou des personnes externes comme des clients. Un séminaire compte en moyenne 30 personnes selon nos statistiques.

6 - Mettre l’accent sur la gastronomie !

Les commerciaux sont aussi des gourmets et des gourmands. Le choix de l’établissement va de paire avec les menus proposés par le lieu. « La convivialité autour de l'assiette » renforce la cohésion des équipes, souvenez-vous en !

7 - Organiser des activités annexes.

N’hésitez pas à mettre en place des incentives ou des activités ludiques, afin de renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Pourquoi pas une chasse aux trésors ou une course de karting ! Pour un séminaire se déroulant sur une courte période, il est recommandé de choisir un établissement où toutes les infrastructures sont regroupées en un seul endroit. Ainsi vous gagnerez du temps et de l’argent.

8 - Evaluer la durée du séminaire

Prévoyez un hébergement pour les participants qui viennent de loin. La durée moyenne de nos séminaires dure un jour et demi. 

9 - Bien choisir la date de votre manifestation

Il est conseillé d’organiser un séminaire en moyenne ou en basse saison et d’éviter les dates d’évènements importants, les hôtels n’étant pas complets à cette période. Vous aurez également plus de latitude pour faire votre choix et obtenir de bon prix.

10 - Déterminer les besoins

Vous devez estimer vos besoins en salle, la disposition et les équipements spécifiques tels les vidéo projecteurs ou l’éclairage. Validez auprès de l’établissement si les équipements sont inclus ou pas dans le forfait.

Avec ces conseils, vous voilà fins prêts pour organiser votre prochain séminaire.


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